Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Re:group B.V., Albertusstraat 32, 5261 AD Vught. KvK 98144081, btw NL868374416B01. Vragen over privacy stel je via luuk@inconcept.ai.

2. Twee rollen, en dat verschil telt

Voor onze eigen gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: je accountgegevens, de gegevens van je organisatie, je facturen en het contact dat we met je hebben. Daarvoor geldt deze verklaring.

Voor wat jij in inConcept zet zijn wij verwerker en ben jij verwerkingsverantwoordelijke: je bronnen, je merkinformatie en de teksten die je schrijft. Wij doen daarmee alleen wat jij ons opdraagt. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst, die je bij ons kunt opvragen en die we sluiten bij het aangaan van het abonnement.

3. Welke gegevens we verwerken

Vier soorten, met steeds een andere reden.

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), je rol en bij welke organisaties je hoort.
• Inhoud: wat je in het systeem zet. Merkinformatie, geüploade bronnen, opdrachten en teksten. Daar kunnen persoonsgegevens in staan, bijvoorbeeld als je over een medewerker of een inwoner schrijft. Wat daarin komt bepaal jij.
• Gebruiksgegevens: wanneer er is ingelogd, welke acties er zijn uitgevoerd, hoeveel tekst er is gegenereerd en wat dat aan verwerkingscapaciteit kostte. We gebruiken dat om de dienst te laten werken, misbruik te herkennen en de kosten te bewaken.
• Betaalgegevens: je factuurgegevens, btw-nummer en de status van je betalingen. Je kaart- of rekeningnummer zien wij niet; dat blijft bij onze betaaldienstverlener.

4. Waarom we ze verwerken

Om de overeenkomst uit te voeren: een account maken, teksten laten schrijven, credits bijhouden, factureren.

Omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben: de dienst beveiligen, misbruik en overmatig gebruik herkennen, storingen oplossen en het product verbeteren aan de hand van hoe het gebruikt wordt.

Omdat het moet van de wet: onze administratie en onze belastingaangifte.

We verkopen geen gegevens, en we gebruiken jouw inhoud niet om taalmodellen mee te trainen.

5. Wie we inschakelen

We werken met een klein aantal partijen die nodig zijn om inConcept te laten draaien. Ze mogen de gegevens alleen gebruiken om ons hun dienst te leveren.

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag. Gegevens staan in de Europese Unie.
• Vercel: hosting van de applicatie en cookieloze bezoekersstatistieken.
• Anthropic: de taalmodellen die de teksten schrijven. Wat je aan een opdracht meegeeft, gaat naar hun servers om het antwoord te maken.
• Stripe: betalingen, facturen en btw-berekening.
• Resend: het versturen van e-mail, zoals uitnodigingen en meldingen.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten, en Stripe en Vercel hebben Amerikaanse moederbedrijven. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de afspraken die deze partijen daarover met ons maken. De actuele stand staat in de verwerkersovereenkomst.

7. Hoelang we bewaren

Niet alles even lang, want niet alles heeft dezelfde reden.

• Je account en je inhoud: zolang je abonnement loopt, en daarna nog 30 dagen zodat je terug kunt komen.
• Back-ups: rollend, ongeveer 30 dagen, waarna ze vanzelf worden overschreven.
• Gebruiks- en beveiligingslogboeken: 12 maanden.
• Facturen en administratie: 7 jaar, want dat moet van de Belastingdienst.
• Contactgegevens uit aanvragen en gesprekken: 3 jaar na ons laatste contact.

8. Cookies

inConcept gebruikt twee functionele cookies: een om je ingelogd te houden en een om je taalkeuze te onthouden. Zonder die twee werkt de app niet, dus daar hoeft niet apart toestemming voor gevraagd te worden.

Onze bezoekersstatistieken zijn cookieloos: er wordt niets op je apparaat gezet en je wordt niet over websites heen gevolgd. Gaan we later meer meten voor marketing, dan vragen we daar vooraf toestemming voor en passen we deze verklaring aan.

9. Hoe we het beveiligen

Gegevens zijn versleuteld onderweg en in opslag. In de database is per rij vastgelegd welke organisatie erbij mag, zodat gegevens van verschillende klanten elkaar niet kunnen raken. Toegang binnen ons team is beperkt tot wie het nodig heeft en verloopt met tweefactorauthenticatie.

10. Wanneer wij meekijken

Om te kunnen helpen bij een storing of een vraag, kan een beheerder van ons platform in een organisatie meekijken. Dat gebeurt alleen-lezen: er kan in die stand niets gewijzigd, gemaakt of verwijderd worden. Elke keer dat het gebeurt wordt vastgelegd, met wie er keek, bij welke organisatie en wanneer. Je kunt dat overzicht bij ons opvragen.

11. Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of laten overdragen, en je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Een verzoek stuur je naar luuk@inconcept.ai; we reageren binnen een maand.

Gaat je verzoek over gegevens die in het account van een klant staan, dan zijn wij daarvoor verwerker en verwijzen we je naar die organisatie. We helpen hen om je verzoek uit te voeren.

12. Als er iets misgaat

Bij een datalek melden we dat binnen 72 uur aan de betrokken klanten, met wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen. Waar de wet dat vraagt melden we het ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen en klachten

We kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst verandert. Wezenlijke wijzigingen melden we vooraf.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.